CURCI & PARTNERS AVVOCATI IN RETE

Abbiamo già approfondito in altri contributi la modalità di organizzazione del nostro studio sotto il profilo della gestione dei dati e dei documenti. Lo studio, infatti, per accelerare la produttività e migliorare i processi di lavoro sta investendo molto sulla digitalizzazione dei documenti e sull'informatizzazione dell'ufficio. Per questo motivo abbiamo iniziato a lavorare su piattaforma Google Apps, attraverso la quale gestiamo calendari, appuntamenti, posta elettronica, servizi di ICT e documenti. Per far questo abbiamo cercato di garantire la sicurezza dei dati e dei documenti nella maniera più scrupolosa attraverso sistemi di protezione, backup e così via, pur senza rinunciare all'importantissimo vantaggio di poter disporre di tutti i contenuti del nostro ufficio in mobilità. Ciò è possibile utilizzando servizi cloud grazie ai quali caricare in rete tutti i dati e i documenti a cui vogliamo avere accesso anche al di fuori dello studio.

Il diffondersi delle tecnologie informatiche e la rapida diffusione di strumenti tecnologici, a differenza del passato, oggi consente una rapida e sicura operazione di "dematerializzazione" dei documenti ed ossia una progressiva sostituzione degli originali cartacei (c.d. formato "analogico") con una corrispondente versione elettronica (c.d. formato digitale). In gergo tale operazione prende il nome di "conservazione sostitutiva" in quanto appunto serve a sostituire il tradizionale archivio cartaceo con quello digitale. E' evidente che un simile processo determina, a fronte di un certo investimento in termini di tempo e capitale un innegabile vantaggio non solo in termini di spazi di archiviazione, ma anche e soprattutto in termini di rapidità e facilità di accesso ai documenti archiviati. E' bene però chiarire quale sia il valore legale di tali documenti e soprattutto quali caratteristiche devono avere quelli digitali affinchè siano...