Prosegue il processo di informatizzazione dello studio

Più di un anno fa avevamo già parlato in questo post del processo di informatizzazione intrapreso dal nostro studio legale.

Oggi possiamo affermare che, rispetto ad allora, abbiamo fatto molti passi in avanti e, grazie al potenziamento degli strumenti informatici a nostra disposizione, abbiamo notevolmente migliorato e reso più veloci i processi di lavoro all'interno del nostro ufficio (redazione atti, conservazione documenti, modalità di comunicazione, ecc..) riuscendo, così, a garantire un servizio sempre più efficiente ai nostri clienti.

Abbiamo, infatti, notevolmente accelerato il processo di digitalizzazione dei singoli fascicoli di studio che, già a partire dall'inizio di quest'anno nascono immediatamente in versione telematica, pur permanendo ancora la corrispondente versione cartacea.

E' stato, inoltre, perfezionato il sistema gestionale complessivo dello studio, ormai completamente  basato su piattaforma Google Apps, grazie al quale vengono costantemente effettuate le seguenti attività in maniera integrata tra loro:

- creazione specifiche utenze per i singoli componenti dello studio;

- conservazione dati anagrafici e recapiti dei clienti dello studio;

- gestione di un'agenda per l'annotazione udienze, appuntamenti e delle scadenze per ogni singolo professionista;

- gestione posta elettronica;

- conservazione, consultazione e modifica dei documenti elaborati dallo studio integrata con i programmi di scrittura residenti sui sistemi fisici presenti in ufficio;

- gestione servizi ICT (Internet communication tecnologies) grazie ai quali lo studio può effettuare conferenze audio/video con clienti e colleghi.

La conservazione dei documenti relativi alle singole pratiche non provenienti dallo studio (es: sentenze, atti dei legali di controparte, ecc..) viene, invece, effettuata sempre in modalità cloud (conservazione on line) su piattaforme di servizi fornite da altri gestori. 

L'interazione con i clienti (attuali e potenziali) è garantita attraverso il nostro sito www.emiliocurci.net che, non a caso, è denominato portale di informazione, consulenza e assistenza giuridica, non essendo limitato alla semplice presentazione della nostra attività, ma essendo dotato di veri e propri strumenti di interazione.

Attraverso emiliocurci.net è, infatti, possibile, ad esempio, richiedere un preventivo per lo svolgimento di una determinata attività legale, richiedere una consulenza legale, un incontro in video conferenza o conoscere se si è nelle condizioni di accedere al beneficio del patrocinio a spese dello Stato.

Tutte le informazioni, i dati e i documenti conservati nel sistema informatico dello studio sono consultabili dai suoi componenti da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione internet (e, dunque, anche pc portatili, tablet o smartphone), aumentando ciò la nostra produttività, stante la loro disponibilità anche in mobilità e, comunque, fuori dall'ufficio.

La disponibilità on line degli atti e i documenti riguardanti ogni singola pratica ci consente, inoltre, di fornire un servizio di consultazione riservato ai nostri clienti che, previa richiesta possono essere dotati di specifiche credenziali di accesso che permette di accedere a tutto quello che riguarda la loro posizione personale.

Lo studio è inoltre dotato di dispositivo per la firma digitale e l'utilizzo del processo civile telematico, strumento in continua evoluzione che nei prossimi anni consentirà un più rapido svolgimento del processo civile.

Ad oggi è già possibile, seppur limitatamente ad alcuni uffici giudiziari, inviare atti o richieste per l'emissione di decreti ingiuntivi, mentre su tutti i tribunali presenti sul territorio nazionale è possibile effettuare una consultazione dei propri fascicoli.

Lo studio sta investendo molto anche nelle forme alternative di comunicazione rispetto a quelle tradizionali (telefono e fax) incentivando, sia con i propri clienti che con gli altri colleghi l'utilizzo della posta elettronica e degli altri sistemi ICT, quali conferenze audio/video e social network.

Siamo, infatti, presenti, in maniera costante e con frequenti aggiornamenti su due dei social network primcipali ed ossia Google Plus e Twitter, mentre, per scelta, abbiamo deciso di non utilizzare il più noto e diffuso Facebook, non conforme al nostro stile di lavoro.

Tale presenza ci consente di fornire continui aggiornamenti sulla nostra attività, nonchè di effettuare un servizio di aggiornamento di argomenti di interesse giuridico e, pertanto, cerchiamo di favorire un sempre maggiore allargamento del numero delle persone che ci seguono attraverso questi mezzi.

Con il presente post, pertanto, invitiamo tutti i nostri clienti o altri utenti che fossero potenzialmente interessati ad avere informazioni dal nostro studio a seguirci su Twitter o aggiungerci alle sue cerchie su Google Plus.

In particolare scegliendo di seguirci con quest'ultimo strumento (Google Plus) sarà possibile interagire in maniera privilegiata con il nostro studio, atteso che sono previste, nei prossimi mesi, importanti novità che consentiranno forme di contatto avanzate quali la creazione di appositi eventi per i clienti, conferenze personalizzate ed altro ancora.

Ai clienti che condividono il medesimo sistema  (basta avere un indirizzo di posta elettronica Google), già ora, il nostro studio può fornire anche un servizio di "pro-memoria" per gli appuntamenti che li riguardano.

In tal modo, non solo il cliente può ricevere un'email che gli ricorda lo specifico evento che lo interessa direttamente (es: un'udienza o un appuntamento in studio), ma può anche visualizzare sul suo calendario personale (Google Calendar) l'evento inserito all'orario previsto.

Sempre grazie all'utilizzo del calendario personalizzato sarà possibile fissare specifici appuntamenti con i clienti, sia in studio che a distanza, ad esempio, tramite audio o video conferenza telematica e, anche in tal caso, verrà inviato specifico invito tramite email e apposito pro-memoria.

La condivisione attraverso Google ci consente, inoltre, in caso di necessità, di lavorare anche "a più mani" su un documento, non solo tra colleghi, ma anche con i clienti, i quali, se necessario, potranno farci avere, in tempo reale, propri commenti o proposte di modifica in relazione alla predisposizione di uno specifico atto o documento.

Il nostro studio è presente anche sulle pagine Local di Google Plus, attraverso le quali, per chi è già stato da noi, è possibile inserire un commento o una recensione sulla qualità dei nostri servizi per cui, anche in tal caso, invitiamo coloro che abbiano piacere a farci sapere come ci valutano.

Sono, inoltre, allo studio una serie di altre iniziative tra cui, ad esempio, quella di organizzare periodicamente degli eventi trasmessi in diretta web aperti a tutti o eventualmente solo ai nostri clienti nelle quali parlare di specifici argomenti di interesse anche sulla base di richieste formulate dai clienti stessi.

Naturalmente per tutti i chiarimenti, i dettagli tecnici ed eventuale supporto per la configurazione dei propri sistemi personali rimaniamo a completa disposizione di tutti coloro che ne abbiano interesse.

Continuiamo, dunque, a lavorare e ad impegnarci affinchè l'uso degli strumenti tecnologici, non solo migliori il nostro lavoro, ma soprattutto il servizio ai nostri clienti.

Fateci sapere cosa ne pensate